La phase Dépôt documents
La dataroom : quels documents sont demandés, pourquoi ils dépendent des méthodes, comment les valider.
C'est la phase où l'on rassemble les pièces qui justifient les chiffres. Elle s'appelle Dépôt documents, et son écran s'appelle la dataroom — le terme emprunté aux salles où l'on met à disposition les documents d'une opération financière.
Une phase sans tâches prédéfinies
C'est sa particularité, et elle surprend au premier abord.
Cette phase est vide au départ. Ses tâches ne sont pas écrites d'avance : elles sont créées automatiquement à partir des méthodes que vous avez retenues en Qualification.
Chaque méthode déclare les documents qui la justifient. Quand vous cochez « Discounted Cash Flow », trois tâches de dépôt apparaissent : plan d'affaires, détail des dettes financières, bilan et comptes de résultat.
Si cette phase est vide, retournez en Qualification cocher vos méthodes. Ce n'est pas un dysfonctionnement.
Le mécanisme de mutualisation
Une démarche peut porter plusieurs actifs, et plusieurs actifs peuvent réclamer le même document.
Le produit gère ce cas : un document demandé par deux actifs ou plus devient une tâche unique, mutualisée. Un document demandé par un seul actif reste rattaché à cet actif, avec son nom affiché à côté du titre de la tâche.
Vous ne déposez donc jamais deux fois le même bilan.
Ce qui se passe si vous changez de méthodes
Retirer une méthode supprime les tâches de dépôt devenues inutiles — sauf si un document a déjà été déposé dessus. Dans ce cas la tâche est conservée : le produit ne fait jamais disparaître un fichier que vous avez fourni.
Quels documents sont demandés
La liste dépend entièrement de vos méthodes. Voici ce que chacune réclame.
| Méthode | Documents attendus |
|---|---|
| Discounted Cash Flow | Plan d'affaires / business plan · Détail des dettes financières · Bilan & comptes de résultat |
| Comparables sectoriels | Données sectorielles ou transactions comparables · Bilan & comptes de résultat |
| Actif net réévalué | Bilans comptables (3 exercices) · Inventaire détaillé des actifs · Rapports d'évaluation immobilière (si applicable) |
| COCOMO | Estimation du volume de code (KLOC) · Caractéristiques techniques du projet |
| Multiple ARR (SaaS) | Métriques SaaS (ARR, MRR, churn) · Données de marché comparables |
| Coûts de développement (VRN) | Historique des dépenses de développement · Factures prestataires / masse salariale R&D |
| Valeur de rendement (logiciel) | Prévisions de revenus d'exploitation · Contrats clients en cours |
| Exonération de redevances (marque) | Chiffre d'affaires attribuable à la marque · Taux de redevance du secteur |
| Coûts marketing (VRN) | Historique des dépenses marketing · Factures communication / publicité |
| Valeur de rendement (marque) | EBE attribuable à la marque · Prévisions de revenus |
| Exonération de redevances (brevet) | Revenus attribuables au brevet · Taux de redevance du secteur |
| Valeur de rendement (brevet) | Prévisions de revenus d'exploitation ou licensing |
| Coûts R&D (VRN) | Historique des dépenses R&D · Frais de dépôt et maintenance |
La logique est constante : les méthodes par les coûts réclament des justificatifs de dépense, celles par le potentiel des projections, celles par le marché des comparables.
Déposer un document
Ouvrez une tâche de dépôt : la dataroom s'affiche, titrée « Dataroom (N) ».
Le bouton Déposer ouvre le sélecteur de fichiers. Formats acceptés : PDF, JPEG, PNG, WebP, XLSX, XLS, DOCX, DOC, CSV, TXT. Taille maximale : 20 Mo par fichier.
Le document est enregistré avec, pour catégorie, le titre de la tâche. C'est ce qui le relie à ce qu'on vous demandait.
Une fois déposé, chaque document affiche son nom, sa taille et son état. Vous pouvez le renommer en cliquant sur son nom, le télécharger, ou le supprimer.
Valider ou rejeter un document
C'est l'acte du professionnel, et il a des conséquences directes sur l'avancement.
| Action | Effet sur le document | Effet sur la tâche |
|---|---|---|
| Valider | Passe à Validé, horodaté et signé. | La tâche passe à Terminé. |
| Rejeter | Passe à Rejeté, avec un motif obligatoire. | La tâche repasse à À faire. |
| Annuler la validation | Repasse à En attente. | La tâche repasse à À faire. |
Le motif de rejet est un texte libre, obligatoire. Écrivez-le pour la personne qui va relire : « Bilan 2024 illisible, page 3 manquante » est utile ; « Non conforme » ne l'est pas.
Ce que la validation change vraiment. Le rapport PDF cite comme sources de données les documents validés uniquement. Un document déposé mais jamais validé n'apparaîtra pas dans le rapport, même s'il est parfait.
Quand un document n'existe pas
Le cas est fréquent : le client n'a pas de plan d'affaires formalisé, les factures de 2016 ont disparu, la société est trop jeune pour avoir trois exercices.
Un bouton Document non disponible répond à cette situation. Il demande un motif — l'exemple proposé est « Non communiqué par le client » — et fait passer la tâche à Ignoré.
Utilisez-le plutôt que de laisser la tâche en attente. Trois raisons :
- La démarche peut avancer ; une tâche en attente bloque le parcours du client.
- Le motif est enregistré. Face à un tiers, « le plan d'affaires n'existe pas, la société ne formalise pas de prévisionnel » est une réponse ; un silence n'en est pas une.
- Cela vous force à décider si l'absence de la pièce remet en cause la méthode. Parfois oui — une méthode par les coûts sans justificatifs de coûts est fragile.
Qui voit quoi
Chaque document porte un niveau de partage :
| Niveau | Qui y accède |
|---|---|
| Privé | L'équipe interne seulement. |
| Client (par défaut) | Le client de l'espace y accède aussi. |
| Public | Prévu pour un accès par lien, réservé à des usages futurs. |
Un bouton bascule le niveau d'un clic.
Le niveau par défaut est « Client ». Un document déposé sans réglage est donc visible par le client. Si vous déposez une note interne ou une analyse de risque, passez-la en Privé immédiatement.
Le client peut déposer lui-même
C'est même l'un des intérêts principaux de la phase.
Un client externe invité sur la démarche voit les tâches de dépôt et peut y déposer ses fichiers. C'est la seule action qu'il peut faire dans une démarche — il ne valide rien, ne modifie rien d'autre.
Concrètement, cela remplace les échanges de mails avec pièces jointes : la liste de ce qu'on lui demande est explicite, et il voit ce qui reste à fournir.
Voir impliquer son client.
Une section qui reste vide
Le panneau de la dataroom prévoit une section « Documents attendus » avec une liste à cocher. Elle ne s'affiche jamais aujourd'hui : le raccordement entre les méthodes sélectionnées et ce panneau n'est pas branché.
Sans conséquence pratique : la liste des documents attendus vous est bien présentée — sous forme de tâches dans la phase, une par document. C'est le même contenu, à un autre endroit.
Avant de passer à la suite
- Chaque tâche de dépôt est soit terminée avec un document validé, soit marquée non disponible avec un motif.
- Les documents internes sont passés en Privé.
- Les documents validés sont ceux que vous voulez voir cités dans le rapport.