Gérer ses clients
Créer un client, lui rattacher un dossier, y créer des actifs et des démarches.
En format cabinet, tout part du client : chaque client a son dossier, et c'est dans ce dossier que vivent ses actifs et ses démarches.
La liste des clients
L'écran Clients est le point d'entrée du cabinet.
En haut, quatre indicateurs :
| Indicateur | Ce qu'il compte |
|---|---|
| Gestionnaire | Les dossiers dont votre cabinet a le suivi principal. |
| Intervenant | Ceux où il intervient sur un périmètre limité. |
| Actifs gérés | Le total des actifs, tous dossiers confondus. |
| Démarches | Le total des missions en cours et terminées. |
En dessous, la liste, avec une recherche (« Rechercher un client… ») et trois filtres : Tous, Gestionnaire, Intervenant.
Un menu propose Importer (CSV) et Exporter (CSV), tous deux désactivés avec la mention « Bientôt disponible ».
Créer un client
Le bouton Ajouter un client ouvre le formulaire « Nouveau client », sous-titré : « Un nouveau dossier (workspace) sera créé pour ce client et rattaché au cabinet. »
Étape 1 — Le type de client
Deux boutons : Personne physique et Personne morale (sélectionné par défaut).
Étape 2 — La recherche automatique
Pour une personne morale, un champ « Rechercher par nom (Pappers) » — placeholder « Tapez le nom de l'entreprise… » — interroge le registre du commerce et pré-remplit le nom, le SIREN, la forme juridique et l'adresse.
Pappers republie les données du registre du commerce et des sociétés.
Étape 3 — Le nom du dossier
Un champ « Nom du dossier », avec l'aide : « Ce nom apparaîtra dans la liste
des clients du cabinet. » Les exemples proposés sont Digitech pour une
société, Jean Dupont pour un particulier.
Choisissez le nom sous lequel votre équipe cherchera le client, pas nécessairement la dénomination sociale exacte. Si tout le monde dit « Ferblanc », n'écrivez pas « Atelier Ferblanc SAS — Établissement principal ».
Cliquez sur Créer le client. Un message confirme, et vous arrivez sur la fiche du client.
Une précaution. La création se fait en deux temps : le dossier, puis la fiche client. Si la seconde étape échoue — une erreur réseau, par exemple — un dossier vide peut subsister sans fiche client. Si vous voyez un dossier anormal dans la liste après une erreur, signalez-le plutôt que de recréer par-dessus.
La fiche d'un client
Elle s'organise autour de quatre onglets.
| Onglet | Ce qu'on y trouve |
|---|---|
| Vue d'ensemble | Les indicateurs du dossier et les éléments récents. |
| Actifs | Les actifs du client. |
| Démarches | Les missions en cours et terminées. |
| Documents | La dataroom du dossier. |
En haut, l'identité du client : logo, nom, SIREN, forme juridique, adresse. Pour une personne morale, un bouton Récupérer le logo va chercher automatiquement le logo de l'entreprise.
L'onglet Vue d'ensemble
Quatre indicateurs — Actifs, Démarches, Membres, Rôle — puis deux cartes : Actifs récents et Démarches récentes, chacune avec un lien vers la liste complète.
L'indicateur Rôle affiche Gestion si votre cabinet a le suivi principal du dossier, Intervention s'il n'intervient que sur un périmètre limité.
Les démarches portent leur statut : Brouillon, En cours, Terminée, Annulée.
Créer un actif chez un client
Depuis l'onglet Actifs de la fiche client, un bouton Nouvel actif ouvre le parcours de création habituel — avec une différence essentielle : l'actif est créé dans le dossier du client, pas dans votre espace personnel.
C'est le point à ne pas rater. Un actif créé depuis Mes actifs en solo atterrit chez vous ; le même actif créé depuis la fiche du client atterrit chez lui. Le déplacer ensuite n'est pas prévu.
Le réflexe à prendre : toujours partir de la fiche du client.
Voir créer un actif.
Créer une démarche chez un client
Même principe : depuis l'onglet Démarches, un bouton Nouvelle démarche ouvre la création dans le dossier du client.
Le parcours est celui du mode professionnel : le premier écran demande le cas d'usage parmi neuf, et le type — estimation ou évaluation — en est déduit.
Voir créer une démarche.
Les documents d'un client
L'onglet Documents liste la dataroom du dossier : tous les documents déposés, quelle que soit la démarche d'origine.
Pour chacun, une action de téléchargement et une bascule de visibilité, avec des infobulles explicites : « Privé — cliquer pour partager avec le client » et « Partagé avec le client ».
Vérifiez cette bascule sur les documents sensibles. Le niveau par défaut d'un document déposé est « partagé avec le client ».
Voir documents et pièces.
Transférer un dossier
Le menu d'actions de la fiche client donne accès à Transférer la propriété du dossier, avec un sélecteur de cabinet destinataire.
Le dossier part avec tout son contenu. C'est l'opération à utiliser quand un client change de conseil.
Les membres d'un dossier
La fiche client affiche un widget listant les personnes ayant accès au dossier, avec leur rôle : Propriétaire, Manager, Analyste, Lecteur, Client externe.
Ce widget est en lecture seule. Son bouton Inviter est désactivé, avec la mention « Invitation à venir ».
Pour donner accès à quelqu'un aujourd'hui, deux chemins existent :
- Un collaborateur du cabinet s'ajoute depuis les paramètres du cabinet. Voir inviter un collaborateur.
- Un client externe s'invite depuis une démarche, avec le bouton Inviter du cockpit. C'est aujourd'hui le seul moyen de créer un accès client. Voir impliquer son client.