Impliquer son client
Faire contribuer le client à une démarche — dépôt de pièces, suivi — sans lui ouvrir tout l'espace.
Le client peut participer à sa démarche : suivre l'avancement et déposer les pièces qu'on lui demande, sans accéder au travail d'analyse.
Cette page explique comment l'inviter et ce qu'il verra.
Pourquoi impliquer le client
Le problème est toujours le même : récupérer les pièces.
Le circuit habituel — un mail avec la liste, une relance, un mail avec trois pièces jointes, une deuxième relance pour les manquantes — coûte du temps et laisse une trace illisible.
En impliquant le client dans la démarche, la liste de ce qu'on lui demande est explicite et à jour : il voit ce qui est fourni, ce qui manque, ce qui a été validé. Vous voyez la même chose. Personne ne relance à l'aveugle.
Bénéfice secondaire, souvent décisif : le client voit l'avancement. Une mission de trois semaines pendant lesquelles il n'a aucune nouvelle paraît longue ; la même mission dont il suit les étapes paraît maîtrisée.
Comment l'inviter
L'invitation se fait depuis la démarche, pas depuis la fiche du client.
Ouvrez la démarche, puis le bouton Inviter en haut du cockpit.
Le formulaire demande :
| Champ | Ce qu'il attend |
|---|---|
| L'adresse du client. | |
| Rôle | Client externe, Lecteur ou Analyste. |
| Message | Un texte d'accompagnement, facultatif, jusqu'à 500 caractères. |
Choisissez « Client externe ». C'est le rôle conçu pour cet usage : il donne exactement le droit de consulter et de déposer, rien de plus.
L'invitation part par email et expire au bout de sept jours.
C'est aujourd'hui le seul chemin. Le widget des membres sur la fiche client a bien un bouton d'invitation, mais il est désactivé avec la mention « Invitation à venir ». Passez par la démarche.
Ce qui se passe quand il accepte
Trois choses, automatiquement :
- Le client obtient l'accès au dossier avec le rôle Client externe.
- Il est rattaché à la démarche comme son client — ce qui détermine ce qu'il voit.
- Une conversation privée s'ouvre entre vous et lui, en plus de la discussion générale de la démarche.
Ce troisième point est utile : les échanges sur le dossier restent attachés au dossier, plutôt que dispersés dans des fils de mails.
Ce que le client voit
Sa vue de la démarche
Le client arrive sur un tableau de bord simplifié, et sur la démarche il voit :
- les phases et leur avancement, avec les tâches qui le concernent ;
- la dataroom : ce qu'on lui demande, ce qu'il a fourni ;
- la discussion.
Il ne voit pas la phase calculatoire. Elle est réservée aux rôles internes : paramétrage, simulations, pondération, analyse. Il voit le résultat du travail, pas le travail.
Le verrouillage séquentiel
Point important : en vue client, les phases se verrouillent. Une phase reste fermée, avec un cadenas, tant que la précédente n'est pas terminée.
L'objectif est de lui présenter un parcours lisible plutôt qu'un chantier ouvert.
Un blocage possible. Une phase qui ne contient aucune tâche obligatoire n'est jamais considérée comme terminée, et bloque donc la suivante. Le cas se produit avec la phase Dépôt documents tant que vous n'avez pas choisi vos méthodes : elle est vide, donc jamais terminée.
Renseignez vos méthodes en Qualification avant d'inviter le client. Sinon il arrivera sur un parcours bloqué.
Ce qu'il peut faire
Une seule action : déposer des documents. C'est le seul type de tâche sur lequel il peut agir.
Il ne valide rien, ne modifie rien, ne calcule rien. Il ne peut pas non plus supprimer un document — y compris ceux qu'il a déposés lui-même.
Ce qu'il ne voit pas des autres dossiers
Rien. L'espace de travail est étanche : un client invité sur son dossier n'a aucun accès aux dossiers de vos autres clients.
Et s'il est invité sur une démarche, il ne voit que les démarches dont il est le client, pas les autres démarches du même dossier.
Vérifier ce qu'il voit
En haut du cockpit, une bascule Vue client / Vue professionnelle.
Utilisez-la avant d'inviter. Elle vous montre exactement ce que le client verra, verrouillages compris. Deux minutes qui évitent un appel du type « je ne vois rien ».
Préparer les documents demandés
Le client voit la liste des documents attendus sous forme de tâches. Cette liste est générée par vos méthodes, avec les intitulés du produit : « Bilans comptables (3 exercices) », « Plan d'affaires / business plan », « Historique des dépenses marketing »…
Ces intitulés sont clairs pour un professionnel, moins pour un dirigeant. Deux précautions :
Utilisez le message d'invitation pour préciser ce que vous attendez. « Les liasses fiscales 2023, 2024 et 2025, en PDF » est plus actionnable que le titre générique.
Utilisez la discussion pour les questions ponctuelles, plutôt que le mail. Le fil reste attaché au dossier.
Quand un document n'existe pas
Le client ne peut pas signaler qu'un document n'existe pas : le bouton Document non disponible est réservé aux rôles internes.
Il vous le dira donc dans la discussion. Enregistrez-le vous-même avec le motif — c'est cette trace qui vous servira si un tiers demande plus tard pourquoi la pièce manque au dossier.
Voir la phase Documents.
Le client et le rapport
Le client externe ne peut pas générer le rapport PDF. Cette action est réservée au propriétaire du dossier.
En revanche, une fois le rapport produit, il peut le télécharger comme tout membre du dossier.
Sur la fiche d'un actif, un bouton Demander un rapport lui permet de vous adresser une demande.
Un bouton Faire appel à un expert apparaît également dans sa vue de la démarche. Il n'est pas branché : cliquer affiche seulement un message « Fonctionnalité à venir ». Prévenez votre client, ou considérez-le comme inexistant.
Retirer un accès
Retirez le client de la liste des membres du dossier depuis les écrans de gestion du cabinet. Ses dépôts et ses messages restent — c'est l'accès qui est retiré, pas la contribution.
Une invitation non consommée peut être révoquée avant expiration.
Pour aller plus loin
- Rôles et permissions — ce que « client externe » permet
- La phase Documents
- Le format cabinet